Deze vertaling is uitsluitend informatief. Bij tegenstrijdigheden is de Roemeense versie bepalend.
Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026
In het kort: wij verzamelen de gegevens die u ons via het formulier stuurt, zodat wij kunnen antwoorden, plus anonieme statistieken als u daarvoor toestemming geeft. Berichten gaan rechtstreeks naar onze eigen server en lopen niet via een dienst van derden. Wij verkopen geen gegevens aan wie dan ook en wij sturen u geen marketingmails. Cookies worden apart toegelicht, in ons cookiebeleid.
1. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is Luxury Forest Retreat SRL, die het complex Forest Retreat Villas en deze website exploiteert.
- Adres: Strada Primăverii 12, Bușteni, district Prahova, postcode 105500, Roemenië
- Uniek registratienummer (CUI): 30174858
- Inschrijvingsnummer handelsregister: J20/20007/19297
- EUID / RO-ONRC: ROONRC.J2012000719297
- Telefoon: +40 728 866 992
- E-mail: contact@forestretreatvillas.ro
Voor elk verzoek over uw gegevens kunt u ons schrijven op het bovenstaande e-mailadres, met als onderwerp “Gegevensbescherming”. Wij zijn wettelijk niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen, maar verzoeken worden behandeld door de directie van de onderneming.
2. Welke gegevens wij verzamelen en wanneer
2.1 Wanneer u ons via een formulier schrijft
De formulieren op de website (contact, beschikbaarheidsaanvraag, offerteaanvraag voor teambuilding of evenementen) sturen ons: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer als u dat opgeeft, de data en het aantal gasten als u die vermeldt, en uw bericht, met alles wat u daarin wilt schrijven.
Vóór het verzenden vinkt u een vakje aan waarmee u bevestigt dat u dit beleid en de algemene voorwaarden heeft gelezen. Het vinkje is geen formaliteit: zonder vinkje kan het formulier niet worden verzonden, en de server weigert het bericht ook als het vinkje in de browser zou worden omzeild.
Het bericht gaat rechtstreeks naar onze server en van daaruit naar onze e-mailadressen. Het loopt niet via een externe formulierdienst. Een kopie blijft 12 maanden op de server staan, zodat een bericht niet verloren gaat als de e-mail niet aankomt, en wordt daarna automatisch verwijderd.
Neem in uw bericht geen gegevens op die wettelijk bijzonder beschermd zijn: gezondheidsinformatie, religieuze of politieke overtuigingen, of gegevens over kinderen buiten hun aantal en leeftijd. Die hebben wij niet nodig om u een aanbod te doen.
2.2 Wanneer u rechtstreeks bij ons boekt
Boekingen worden rechtstreeks bij ons gemaakt: via WhatsApp, telefonisch, per e-mail of via het formulier op de website. Voor de boeking en het verblijf gebruiken wij alleen wat wij nodig hebben om u te ontvangen: naam, contactgegevens, verblijfsdata, villa, aantal gasten, de voorkeuren die u ons doorgeeft en de betalingsbevestiging. Wij slaan geen volledige kaartgegevens op.
2.3 Wanneer u statistieken accepteert
Als u in de cookiebanner de categorie “statistieken” aanvinkt, activeren wij Google Analytics 4 en Microsoft Clarity. Deze ontvangen gepseudonimiseerde identificatoren (een browsercode, niet uw naam), de bezochte pagina’s, het type apparaat en browser, de bron via welke u op de website bent gekomen en uw globale regio. Het IP-adres wordt vóór opslag ingekort, zodat het de aanbieder nooit volledig bereikt.
Als u het niet aanvinkt, worden deze tools helemaal niet geladen. Ze worden niet ingeschakeld en stilgezet; ze zijn simpelweg niet aanwezig op de pagina.
2.4 Wanneer u marketing accepteert
Als u de categorie “marketing” aanvinkt, wordt Meta Pixel geladen. Deze laat het Meta-platform weten dat u een bepaalde pagina heeft bezocht, zodat wij kunnen meten of onze advertenties op Facebook en Instagram boekingsaanvragen opleveren en zodat wij u relevante advertenties kunnen tonen. Ook hier wordt niets geladen zonder uw toestemming.
2.5 Bewijs van toestemming
Wanneer u op een knop in de cookiebanner drukt, leggen wij uw keuze vast in ons eigen register, op onze server. Wij bewaren: het exacte tijdstip, de aangevinkte categorieën, het type keuze (accepteren, weigeren of keuze per categorie), de versie van het beleid, de pagina waarop u de keuze maakte, het IP-adres en het type browser.
Het IP-adres wordt volledig bewaard, niet ingekort, juist omdat dit register als bewijs moet dienen. Een half ingekort IP-adres bewijst niets. Het register bevat noch uw naam noch uw e-mailadres: elke registratie krijgt een willekeurige code, en die code wordt in uw browser opgeslagen. Wilt u dat het bewijs wordt verwijderd, stuur ons dan de code en wij verwijderen het.
2.6 Wat de server in elk geval registreert
Zoals elke webserver schrijft ook de onze in zijn technische logbestanden het IP-adres, het tijdstip van het verzoek, de opgevraagde pagina en het type browser. Dit kunnen wij niet uitschakelen, omdat de server zich zo tegen aanvallen verdedigt en wij zo kunnen achterhalen wat er misging wanneer een bezoeker ons meldt dat een pagina niet werkt. De logbestanden worden niet gebruikt voor marketing en niet gekoppeld aan de formulieren.
2.7 Google Search Console
Dit laat ons zien hoe de website in Google verschijnt: welke zoekopdrachten bezoekers opleveren, hoeveel vertoningen en klikken er zijn, welke pagina’s geïndexeerd zijn. Het gaat om geaggregeerde rapporten op siteniveau. Ze identificeren geen individuele bezoekers en maken geen gebruik van cookies die door ons worden geplaatst.
3. In één oogopslag, in een tabel
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Uw bericht beantwoorden en een aanbod doen | Naam, e-mail, telefoon, data, bericht | Precontractuele maatregelen op uw verzoek, art. 6, lid 1, onder b) | 12 maanden na de laatste communicatie |
| Beheer van de boeking en het verblijf | De gegevens die u ons bij het boeken stuurt | Uitvoering van een overeenkomst, art. 6, lid 1, onder b) | Gedurende het verblijf, daarna de fiscale bewaartermijnen (10 jaar voor de boekhouding) |
| Statistieken over het gebruik van de website | Gepseudonimiseerde identificatoren, pagina’s, apparaat | Toestemming, art. 6, lid 1, onder a) | Tot 14 maanden |
| Meting van advertenties | Browseridentificator, bezochte pagina’s | Toestemming, art. 6, lid 1, onder a) | Tot 90 dagen |
| Bewijs van toestemming voor cookies | Willekeurige code, tijdstip, categorieën, IP, browser | Wettelijke verplichting, art. 7, lid 1, juncto art. 6, lid 1, onder c) | 3 jaar na de laatste wijziging van uw keuze |
| Beveiliging en werking van de server | IP, tijdstip van het verzoek, pagina, browser | Gerechtvaardigd belang, art. 6, lid 1, onder f) | Tot 12 maanden |
4. Wie de gegevens nog meer ziet
De gegevens komen terecht bij onze medewerkers die de boekingen afhandelen en bij de hieronder vermelde aanbieders, die ze uitsluitend in onze opdracht en op basis van een overeenkomst verwerken (verwerkers):
| Aanbieder | Wat hij doet | Wat hij ontvangt |
|---|---|---|
| Onze webhostingaanbieder | Host de website, de formulieren en de e-mail | Alles wat via de website loopt |
| Google Ireland Limited | Analytics 4, Search Console | Gepseudonimiseerde gebruiksgegevens |
| Microsoft Ireland Operations Limited | Clarity | Gepseudonimiseerde gebruiksgegevens |
| Meta Platforms Ireland Limited | Meting van advertenties | Browseridentificator, pagina’s |
Daarnaast kunnen wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld aan een toezichthoudende instantie of een rechtbank. Wij verkopen, verhuren of ruilen uw gegevens met niemand voor commerciële doeleinden.
5. Doorgifte buiten de Europese Unie
De aanbieders van statistieken en advertenties zijn Europese ondernemingen, maar hun infrastructuur kan gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, doorgaans in de Verenigde Staten. Deze doorgiften vinden plaats op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-U.S. Data Privacy Framework).
Als u de categorieën “statistieken” en “marketing” weigert, vinden deze doorgiften voor uw bezoek niet plaats.
6. Hoe lang wij de gegevens bewaren
De bewaartermijnen staan in de tabel in punt 3. De algemene regel: wij bewaren gegevens zolang wij ze nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben ontvangen, plus de periode gedurende welke de wet ons verplicht ze te bewaren of gedurende welke ze als bewijs bij ons kunnen worden opgevraagd. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, zodat ze niet langer aan u kunnen worden gekoppeld.
7. Uw rechten
Met betrekking tot de gegevens die wij over u bewaren, heeft u het recht:
- om te weten welke gegevens wij bewaren en daarvan een kopie te ontvangen;
- om rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens te vragen;
- om wissing ervan te vragen, onder de wettelijk bepaalde voorwaarden;
- om beperking van de verwerking te vragen zolang wij een bezwaar onderzoeken;
- om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- om de gegevens te ontvangen in een formaat dat u naar een andere aanbieder kunt meenemen;
- om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder opgave van redenen.
Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten die u raken en wij stellen geen profielen op die uw prijs of behandeling beïnvloeden.
Voor cookies kunt u uw toestemming rechtstreeks intrekken via het voorkeurenvenster, in twee klikken. Dat is even eenvoudig als het geven van toestemming, zoals de wet vereist. Voor al het andere kunt u ons schrijven op contact@forestretreatvillas.ro en wij antwoorden binnen uiterlijk 30 dagen. Is het verzoek complex en hebben wij meer tijd nodig, dan laten wij u dat binnen deze termijn weten en vertellen wij u waarom.
Het intrekken van toestemming maakt de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden niet onrechtmatig, maar beëindigt deze vanaf dat moment.
8. Hoe wij de gegevens beschermen
De website werkt uitsluitend via een versleutelde verbinding. De toegang tot formulierberichten en tot het toestemmingsregister is beperkt tot de personen die deze nodig hebben. Het register kan niet vanaf het internet worden geopend: het is op serverniveau geblokkeerd. De formulieren zijn beveiligd tegen geautomatiseerde inzendingen, en berichten worden nergens gepubliceerd.
Geen enkele maatregel is perfect. Mocht zich toch een incident voordoen dat gevolgen kan hebben voor uw rechten, dan melden wij dit binnen 72 uur aan de toezichthouder en stellen wij ook u daarvan op de hoogte, wanneer de wet ons dat voorschrijft.
9. Minderjarigen
De website is bedoeld voor volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Als een ouder ons voor een boeking het aantal en de leeftijden van de kinderen doorgeeft, gebruiken wij die informatie uitsluitend om de accommodatie voor te bereiden. Als wij vernemen dat wij andere gegevens over een kind hebben ontvangen, verwijderen wij die.
10. Marketingcommunicatie
Wij hebben geen nieuwsbrief en wij sturen geen promotionele e-mails. Het adres dat u ons via het formulier geeft, gebruiken wij om uw aanvraag te beantwoorden en om uw boeking te bespreken, verder niets.
Mochten wij ooit een nieuwsbrief starten, dan vereist die een afzonderlijke aanmelding met bevestiging per e-mail, en worden mensen die ons al eens hebben geschreven niet zomaar toegevoegd.
11. Als u niet tevreden bent
Schrijf ons eerst: de meeste zaken kunnen rechtstreeks worden opgelost. Als ons antwoord u niet tevredenstelt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nationale Toezichthoudende Autoriteit voor de Verwerking van Persoonsgegevens (Roemenië):
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, Roemenië
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
dataprotection.ro
U heeft ook het recht om naar de rechter te stappen.
12. Wijzigingen in dit beleid
Wanneer wij iets belangrijks wijzigen, passen wij de datum bovenaan de pagina aan. Betreft de wijziging een verwerking waarvoor u toestemming heeft gegeven, dan vragen wij uw toestemming opnieuw in plaats van op de oude te vertrouwen.
Over cookies: de volledige lijst, met naam, aanbieder en looptijd, staat in ons cookiebeleid. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via het voorkeurenvenster.